1- Metinler kaleme ilk alındığı sıraya göre okunmalıdır.

2- Metinler muameli ve muamelesiz metinler olarak iki sınıftır. Üst makâma
yazılıp üstünde o yazılan makâma ait notlar varsa bu muameleli yani işlem
görmüş veya varacağı yere salimen ulaşan metinlerdir. Bu cihetle üst makâmın
da not düşüleceği hesaplanarak kâğıdın altına sığacak şekilde yazılmıştır. Metin
üst makâma ulaştığında uğradığı yerlerce çeşitli notlar düşülür. Bunu, o notlar
düşülürken kodlu tarih imlalarından da anlayabiliriz. Üst makâma yazılmış ama
üzerinde bu emsal yazılar olmayan vesikalar da muamelesiz olarak
isimlendirilir. Okuma sırası bu muamele sırasına göre yapılmalıdır.

3- Hemen her belgenin üst ortasında besmelenin kodu olan hu/hüve’yi görürüz.
Bir vesikayı elinize aldığınızda ilk olarak Hüve’nin olup olmadığına dikkat
edelim. Orijinal her belgede bu kod bulunur. Belgenin türüne göre farklı ibareler
de olabilir. Eğer meşihat dairesinden veya bunlara bağlı kadılık, müftülük vs.den
çıktı ise kodlu olarak değil de açık şekilde ve talik hatla hüve هو yazıldığını
görürüz. Sair metinlerde ise günümüzdeki paraf veya bu parafın yanında bir
nokta konularak görülür. Fermânlarda ise hüve yerine kısa dua cümleleri
bulunur.

4- Hüve’den sonra eğer son dönemlere ait vesika ise ki resmi evraklar antetlidir.
Sağda matbu şekilde belgenin çıktığı makâm vardır ve burası okunur. Ayrıca
belgenin çıkış yerinde, daire adı, evrak kayıt numarası da bulunabilir, bunlar da
burada okunur.

5- Belgenin çıkış yerinden sonra nereye yazıldığını ifade eden ve genelde
Hüve’nin biraz altına ve yine hüve gibi orta yazılan ilgili makâm yazılır. Antetli
olmayan vesikalarda direk bu kısım vardır ve burası okunur.

6- Resmî bazı vesikalarda, evraktaki boşluğa böre ‘şifre’, ‘yazılı’, ‘hülasa’
(belgenin muhteviyatı kısaca yazılırdı) gibi ibareler de olabilir. Eğer bu ifadeler
yukarıda ise ilgili makadan sonra burası okunur.

7- Sonra elkabla beraber ana metin okunur. Metin bitiminde varsa önce tarih
sonra imzâ okunur.

8- Eğer imzâ kısmında çok kişi varsa sağdan sola doğru sırayla isimler okunur.
Bazı belgelerde isim yerine mühür kullanıldığını görürüz. İsimler ekseriyetle
unvanla beraber yazılmıştır.

9- Bazı belgelere üstte bize karalama gibi gelen doğrudur, görülmüştür
manasındaki ‘sahh’ ve sonrasında kısa ‘buyruldu’ metni ile aşağıda da ‘pençe’
karalaması olabilir. Bazı ‘pençe’ler çok estetiktir. Ayrıca bir manası yoktur.
Geçmişten gelen bir adettir. Eski hükümdarlar bir elinin beş parmağını da
kırmızı boyaya sokup fermânı pençelerlermiş. Sonra bu zamanla kalemle
karalamaya dönüşmüştür. Enver paşanın verdiği bazı nişanlarda çok zarif bir
pençesi vardır.

10- Arzuhal belgelerinde hatt-ı hümâyûn dediğimiz padişah yazısı bulunur ve
ana metnin üstünde, hû’nun altındadır. Bu ise en son okunur. Son söz padişaha
aittir manası düşünülebilir.

11- Metin içinde iptal edilen bölümler tamamen karalanmamış olup sadece tek
çizgi ile üzerinden geçildiği görülür. Nadiren çift çizgi görürüz. Bunlar iptal
edildiği için okunmaz veya okunsa da iptal olduğu mutlaka belirtilmelidir.

12- Günümüzdeki gibi bazı arşiv vesikalarında da not (haşiye) örnekleri görülür
ve bunlar hep rakamla belirtilir. Bunlar genelde sonradan akla gelen metin
ilaveleri olup, bu rakamlar ana metin olarak okunur ve kalınan yerden devam
edilir.

13- Bazı vesikaların altında veya sağ boşluğunda bir yerlerde ‘kayıt-şod’ yani
kayıt edildi ibaresi de vardır. Bu ilgili vesikanın tamamen işinin bittiği ve artık
muhafaza edilmek için torbalara gitmeye hazır olduğu anlaşılır. Bu torbalar
‘battal’ olarak ifade edilirdi.

14- Bazı belgelerin kâğıdından veya en üste yazılan yazıdan ne tür belge olduğu
anlaşılır; fermân, berât, nişan, tapu, sened, izinnameler vs. Antetli olmayan bazı
metinler ilk cümlesinden türü belli olur; ‘badi-i sened oldur ki’ gibi ifadelerle
senet olduğu anlaşılır. Bazı metinler de cümle içinden geçen ifadeden türü belli
olabilir; ‘istid’a-yı inâyet ricâ itmeğin’ gibi ifade ki bir arzuhal olduğu bilinebilir.
Bazılarının da son cümlesinden ne tür bir vesika olduğu bilinebilir; ‘siyakında
şukka’ ise şukka örneği, ‘işbu sened-i resmi i’ta kılındı’ ifadesinden resmi senet,
’emr u fermân padişahımındır’ ifadesinden telhîs veya arzuhal olduğu anlaşılır.
Ve hakeza.

Zafer Şık: Hazîne-i Evrâk Rehberi S. 5-6